Qu’est-ce qu’on retrouve dans nos piles de papier? Des décisions reportées à plus tard, un rappel visuel (et souvent pas très esthétique) de ce qu’on doit accomplir dans un avenir rapproché, un espoir empilé qui agit en guise de to-do.
Croisons-nous les doigts de ne rien oublier… Rassurez-vous, je vous propose une alternative pour reprendre le dessus sur votre paperasse et pour mettre un terme à vos piles en constante évolution.
Je vous propose deux étapes à suivre. Tout d’abord mettez en place le système qui répond à vos besoins, tel que décrit dans le billet et ensuite vérifiez une fois par semaine. Si un papier à classer requiert une action d’ici votre journée de vérification assurez-vous de le mettre à votre agenda de la semaine avant de l’intégrer dans votre système. En bonus, en plus d’avoir des surfaces libres de piles de papier, je vous garantis presque que vous récupèrerez même de l’argent durant l’exercice. Prêts?
Le système à quatre catégories
Afin de s’assurer de ne pas manipuler la même paperasse plusieurs fois, un système qui fonctionne très bien avec plusieurs clients est celui qui est divisé en quatre sections.
- À faire
- À payer/ À réclamer
- À classer
- À lire
C’est un système ultra versatile. Vous cherchez à mettre en place un système élégant pour un bureau à domicile? Optez pour un accessoire mural simple comme le KVISSLE de chez IKEA. Vous voulez limiter vos dépenses en travaillant avec ce que vous avez déjà? Optez pour quatre dossiers suspendus supplémentaires dans votre classeur ou encore pour un fichier accordéon ayant quatre sections. Vous cherchez plus un style vintage? L’option de quatre bacs de réception superposés sur votre bureau conviendra tant que vous étiquetiez vos bacs et que vous respectiez les catégories. Vous avez passé au mode sans papier? prenez le système de votre choix, possiblement Evernote et créez les même quatre fichiers virtuels.
Le système KVISSLE de IKEA, simple et élégant. Il utilise l’espace vertical souvent sous-utilisé.
La clé du succès est de conjuguer le système avec les besoins de la famille. Tout d’abord le système en question doit être là où les piles se forment naturellement, ou pas trop loin. Si le coin que vous désignez est trop éloigné, les piles vont continuer assurément car ce n’est pas commode. Pour mes amis plus visuels (je fais partie de la gang!), le système mural ou le système à cabarets superposés vous rassurera en gardant le tout sous la vue si vous savez que vous avez besoin du rappel visuel.
Bien que la plupart des catégories citées plus haut se passent d’explication, la catégorie « À faire » a besoin d’être détaillée davantage. C’est dans cette catégorie que vous mettrez tous les Post-its, les multiples listes de to-do griffonnées sur des calepins d’agent d’immeuble, les publicités d’activités dont vous voulez discuter avec vos enfants (êtes-vous dans les camps de jour vous aussi?), les formulaires à remplir, les numéros de téléphone de gens à rappeler, les changements d’adresse… Bref, vous comprenez le concept. Si un item de la liste requiert une action rapide je vous recommande de le mettre à votre calendrier avec une alerte vous rappelant de compléter l’action.
Personnellement, dans ma catégorie « À faire » j’aime bien avoir des fichiers individuels pour sous-diviser la section. J’ai un fichier par projet en cours, comme les fêtes d’enfant, un déménagement, un projet de rénovation, et chaque fichier est clairement identifié. L’idée sous-jacente est de savoir exactement où regarder alors qu’on passe au travers de cette catégorie assez vaste, et de garder ces documents à la portée de la main alors qu’on s’y réfère assez fréquemment. J’ai aussi un dossier dédié à mon fils qui a des besoins particuliers. Comme j’ai souvent des formulaires spécifiques à remplir pour lui ça simplifie la tâche de savoir exactement où les déposer dans l’intérim, et ça garde à portée de la main son dossier personnel qui se fait transporter d’un rendez-vous à l’autre au lieu de le ranger inutilement plus loin dans le classeur.
Pour la catégorie « À payer/ À réclamer » on y place les factures à payer, les reçus de soins de santé à réclamer et les fameuses offres de retour d’argent à l’achat de produits. C’est la catégorie où vous obtiendrez le meilleur retour sur votre investissement de temps d’organisation. On peut fréquemment payer des frais de retard inutilement et affecter notre cote de crédit même si on a les fonds, tout simplement dû au fait que la facture repose dans une pile anonyme. Et combien de fois avez-vous retrouvé votre offre de retour d’argent après avoir acheté un item… passé la date d’échéance? Encore une fois, si vous avez tendance à oublier, dès que vous recevez ce type d’enveloppe, ajoutez un rappel à votre calendrier pour ne pas perdre cet argent!
La catégorie « À classer » se veut une façon de gagner du temps en optimisant votre temps passé à classer plusieurs items un à la suite de l’autre. On y place ici les items à ranger dans notre classeur, mais aussi les œuvres d’art de nos enfants, les documents d’école (certificats, bulletins) que l’on souhaite conserver dans leur boîte à souvenirs.
Finalement, la catégorie « À lire » regroupera tout ce qui requiert un coup d’œil plus attentif avant de le classer ou de le recycler. En regroupant tout ça à une seule place, si par miracle vous avez un peu de temps libre, vous pourrez savoir exactement où regarder pour y donner l’attention nécessaire. Le visuel d’accumulation peut aussi vous faire un beau rappel si vous n’avez pas assez de temps pour lire les magazines auxquels vous êtes abonnés!
Le processus
La seconde étape à suivre est de vous assurer de prendre quinze à trente minutes par semaine, idéalement au même moment le même jour pour établir une habitude fiable, pour passer au travers de la catégorie « À faire », payer et réclamer ce qui est dû dans « À payer/À réclamer » et ranger dans la catégorie « À classer » ce qui pourrait être référencé plus tard. Voilà! Ensuite à vous la paix d’esprit de savoir que vous n’oubliez rien d’important!
N’oubliez pas que les piles de papier sont un défi universel. Ce système vous permettra de mieux gérer la paperasse, désencombrer vos surfaces, sauver temps et argent et surtout avoir la paix d’esprit que vous n’oubliez rien d’important! N’attendez plus!
Vous cherchez un coup de main pour reprendre le dessus? J’offre une formation qui vous permet de venir rapidement à bout de la paperasse.
Bonne organisation!
