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Billet en collaboration avec Yarledis Coneo, M. Sc., CRHA, Spécialiste en conciliation travail-famille

En matière de télétravail, c’est le temps de mettre en place les apprentissages et de rectifier le tir : l’avenir du travail est hybride!

Nous sommes aux portes d’une nouvelle dynamique : une de combinaison de télétravail et présence en entreprise. Plusieurs envisagent, par exemple, deux ou trois jours de travail à la maison et de se rendre au travail les autres jours de la semaine. Ce modèle requiert un ajustement pour maintenir la productivité et faciliter la conciliation travail-famille.

À l’affût des tendances dans la matière, nous avons mis en commun nos expertises en organisation familiale et en conciliation travail-famille, pour vous proposer des astuces qui résonnent pour nous dans le contexte actuel.

Ces recommandations vous aideront à adoucir la courbe d’apprentissage et à apprivoiser le modèle hybride plus facilement.

Voyez ce billet comme une bonification de votre expérience de télétravail intensive (lire, de votre baptême par le feu!) pendant le confinement!

Organiser : temps et espace

1.   Aménager un lieu de travail «définitif» à la maison

C’est l’heure de passer du mode «cellule de crise» à «espace de travail à la maison définitif».  À défaut d’avoir un bureau fermé dédié, il demeure important d’intégrer:

Bureau à la maison

  • Une ergonomie adéquate favorisant une bonne posture
  • Une surface dédiée (un secrétaire ou une petite table peut très bien faire l’affaire)
  • Une luminosité adéquate
  • Un système pour que votre entourage voit rapidement quand vous êtes disponible ou indisponible (casque d’écoute sur les oreilles, carton à trois côtés, paravent)
  • Des touches esthétiques invitantes (plantes, photos, images inspirantes). Restez prudent et respectez votre budget.

2.   Instaurer une « routine respectueuse» au travail et à la maison

La routine permet notamment de créer des repères et de diminuer la fatigue décisionnelle.  Une « routine respectueuse » tient compte principalement

  • de votre chronotype (votre horloge interne),
  • de votre contexte familial
  • des réalités de votre équipe et votre clientèle

Une fois ces trois facteurs identifiés pensez à :

  • créer un horaire type : par exemple, déterminez (avec votre gestionnaire) les journées de présence au bureau, les heures de disponibilité pour les rencontres, des plages de temps libres de distractions.
  • communiquer avec les membres de votre équipe et de votre famille pour leur indiquer les meilleures plages pour discuter de vive voix. Cela facilitera les périodes  ininterrompues pour accomplir ce que Cal Newport qualifie de ‘’deep work’’.
  • Prévoir des moments pour vous

3.   Planifier et préparer les repas d’avance

Planification des repas

 

Vous cherchez une façon de gagner significativement du temps dans votre journée?  Planifier les repas et les collations au début de la semaine, et préparez votre dîner d’avance.

De précieuses minutes peuvent être aspirées dans une préparation élaborée de dîner, sans compter que la planification mène souvent à des choix plus judicieux côté santé!

Investir dans sa santé psychologique

4.   Prévoir – et prendre – des pauses

Les pauses sont souvent plus faciles à prendre au bureau, mais ne faites pas l’erreur de travailler trop longtemps sans prendre des pauses à la maison!  Les incorporer dans votre horaire-type augmentera votre productivité (oui oui!).

Quelques idées pour vous inspirer :

  • La technique pomodoro fonctionnerait mieux dans les contextes ayant des interruptions constantes (25 minutes de travail de concentration, 5 minutes de pause)
  • Le rythme Desktime (52 minutes de travail de concentration, 17 minutes de pause)
  • Le rythme Ultradian (90 minutes de travail de concentration, 10 à 20 minutes de pause).

Peu importe l’option choisie, l’important est de respecter les moments de pause afin de favoriser la créativité et la concentration et demeurer sain d’esprit.

Vous n’avez pas l’habitude de faire de pauses? Croyez-vous (erronément) qu’elles sont une perte de temps? Vous pourriez essayer ceci :

  • 1 heure de travail concentrée suivie de 5 minutes de marche. Pendant ce temps, profitez pour faire un suivi téléphonique. Voilà le tour est joué!
  • Quelques minutes de pause entre deux visio-conférences ou après 50 minutes de rencontre virtuelle pour éviter la fatigue (et maintenir la productivité).

5.   Maintenir les connexions humaines avec les collègues et les proches

rester en contact

Vous aimez rencontrer des gens et n’appréciez pas la solitude procurée par le télétravail?  Voici quelques idées :

  • Se coordonner avec les collègues pour choisir les mêmes journées au bureau (tout en respectant les mesures de distanciation sociale bien entendu)
  • Fixer des rendez-vous avec un voisin sur l’heure du midi, ou avec votre conjoint.e qui travaille aussi à la maison
  • Saluer vos vos collègues au début de la journée et rester en contact avec eux en dehors de vos plages destinées au ‘’deep work’’. Lorsque vous travaillez à la maison : utilisez Slack, Teams, Hangout Chat et tout autre système de messagerie d’équipe pour garder les liens.
  • Inviter un collègue ou un supérieur à dîner, question d’échanger et d’en apprendre plus sur leur réalité! Ils sont peut-être aussi assoiffés que vous pour un contact humain plutôt que virtuel et seront fort probablement aussi très heureux d’élargir leur réseau.

Établir et communiquer des limites

6.   Fixer des limites entre le travail et la vie personnelle

Auparavant, les transitions dans un sens comme dans l’autre s’effectuaient plus clairement car elles étaient marquées par un voyage en train, en autobus ou en voiture.  Maintenant qu’il ne suffit plus que quelques pas, ou un escalier pour effectuer la transition, il faut avoir un nouveau plan de match!

Pour vous inspirer, voici quelques astuces :

  • Éteignez (ou limitez) les notifications du cellulaire et de l’ordinateur pendant les périodes de travail sans interruption et pendant vos pauses, si la nature du travail le permet.
  • Accordez-vous un « temps de transition » entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, par exemple, prenez une marche, préparez le repas, écoutez de la musique, etc. Bref, un petit rituel qui vous permettra de changer de « chapeau ».
  • Communiquer les moments de disponibilité et de déconnexion via votre agenda partagé avec votre équipe. Il est plus essentiel que jamais de bloquer les plages pour votre travail en profondeur pour ne pas vous retrouver à travailler dans les marges de trop nombreuses réunions
  • Mettre à l’agenda un rendez-vous avec soi-même pour faire quelque chose qui vous plaît.
  • Séparer physiquement le travail de la vie personnelle, si possible. Sinon, s’assurer de ranger le « bureau mobile » ou « capsule télétravail » en fin de journée grâce à un système efficace.

 

7.   Communiquer, communiquer, communiquer

Communiquer entre conjoints

On ne le répètera jamais assez. Si le télétravail s’installe de façon plus permanente, il est important d’établir les attentes de part et d’autre sur cette nouvelle réalité.  Êtes-vous au même diapason que votre famille?

 

 

  • Si un des enfants est malade, qui s’en occupera?
  • Avez-vous des engagements non-négociables qui requièrent que vous ne soyez pas dérangé à certains moments durant la semaine?
  • Allez-vous travailler durant les heures standard de travail ou les heures seront-elles décalées?

Pour éviter des conflits il est bon de discuter de ces points en amont avec votre conjoint.e et avec votre famille.  Un petit caucus hebdomadaire pour réviser ce qui se trame à l’horizon facilite toujours la semaine!

Utilisez les outils technologiques à bon escient

8.   Limiter les distractions

Si votre cellulaire a des notifications sonores pour des applications d’ordre personnel, pensez à les désactiver et à installer une application comme Forest pour rester bien concentré!

On est souvent distrait par un ‘’to do’’ qui fait surface et qu’on ne veut pas oublier.  Pour ne pas faire dérailler notre productivité, un outil tel que Cozi, une application familiale partagée, permet de ‘’stationner’’ une idée pour ne pas la perdre et en discuter à un moment plus opportun ou à se rappeler de la tâche en question.

9.   Prévoir des moments de déconnexion

pause télétravail

Grand défi de nos jours : la surcharge d’information.  Cette surcharge atteint un seuil critique lorsque nous recevons tellement d’information que nous n’arrivons plus à la traiter adéquatement.

  • Vous permettez-vous un espace-temps par jour, sans aucune connexion?

La courbe d’apprentissage vécue ce printemps a été raide pour plusieurs d’entre nous.  L’envers de la médaille est que le «muscle du télétravail» ainsi sollicité vous a permis de développer de nouvelles compétences.

Constatez votre grande capacité d’adaptation!  Il ne suffira maintenant plus qu’à intégrer quelques nouvelles habitudes pour vivre l’après-vacances sereinement et atteindre de nouveaux sommets de productivité grâce à un plan de match solide.  La planification est la clé à votre succès.

Envie d’outiller vos employés pour mieux affronter cette nouvelle réalité?

Bonne nouvelle! Nos formations sont admissibles à la subvention du Ministère de la famille. Vous pourriez vous faire rembourser jusqu’à 90% de nos honoraires.

Que ce soit pour un accompagnement ou pour des formations, nos services s’inscrivent dans les mesures à mettre en place pour obtenir le Sceau Concilivi ainsi que dans les mesures du Programme de soutien financier en matière de conciliation famille-travail destiné au milieux de travail.

Pour en savoir plus : contactez-nous!  Faites vite, la demande doit être transmise au plus tard le 25 septembre 2020!

Suggestions de lecture pour aller plus loin :

Rituels et routines: confessions d’une sceptique Article de blogue Nucléi RH

The Power of When, Livre par Michael Breus, Ph.D

To Be More Creative, Schedule Your Breaks, article paru dans Harvard Buisiness Review Rpar by Jackson G. Lu , Modupe Akinola and Malia Mason

La fatigue Zoom, qu’est-ce que c’est? ICI première

 

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