Nos débuts difficiles de l’organisation du temps

Quand les gens apprennent que je suis organisatrice familiale, c’est accueilli soit avec intérêt ou avec malaise…  On assume que je suis Miss Organisée depuis ma naissance et que je ne comprends pas ceux qui ne le sont pas, ce qui n’est tellement pas le cas!  Cette entreprise est née d’un besoin personnel: celui de mieux vivre notre quotidien, de trouver des solutions qui nous feraient sauver du temps et de l’énergie et en toute transparence principalement pour diminuer ma charge mentale.

Si on reculait seulement six ans en arrière, on pourrait voir le moment bien précis où j’ai constaté que même si j’avais maîtrisé l’art de l’organisation physique de notre maison, on ne pouvait pas en dire autant de mon organisation du temps.  Je me souviendrai toujours de la journée où en allant chercher ma fille à la garderie, j’ai croisé une camarade de classe de mon plus vieux en commentant à voix haute comme elle était jolie dans sa robe. Et sa mère de répondre, “Bien sûr, elle était toute chic pour la photo scolaire!’’  Shit. J’ai regardé mon plus vieux qui était à côté de moi, arborant fièrement son t-shirt de Tortues Ninja et j’ai compris que j’avais manqué le bateau, et que sa photo scolaire garantirait que je m’en souviendrais longtemps!

Je me suis donc mise à essayer plein de solutions, sachant que mon calendrier mural n’avait plus les capacités de m’aider comme j’en avais besoin, pour finalement arriver à Cozi, un système de calendrier virtuel familial partagé gratuit.  Si vous aussi cherchez une façon de gérer plus habilement toutes les responsabilités familiales, je vous invite à le découvrir.

Finies les mauvaises surprises

Le lien entre les Tortues Ninja et notre agenda familial - FLO Organisation

Contrairement à un calendrier familial mural qui requiert une révision constante, ou de retranscrire les événements dans un autre agenda pour ne rien oublier et avoir l’information à la portée de la main, Cozi est disponible en tout temps de partout.  Nous l’avons en plus intégré à nos agendas électroniques personnels respectifs, question de n’avoir une seule place pour tout consulter.

On y inscrira donc les dates importantes récurrentes (anniversaires, rappel pour les rendez-vous annuels médicaux des enfants, date de rappel pour réserver le rendez-vous des pneus d’hiver) et cocher la fonction ‘’répéter annuellement’’ pour *dramatiquement* réduire les chances de passer tout droit.  

Ensuite une fois par année (pourquoi pas maintenant?) on y inscrira les journées pédagogiques et toute autre date ponctuelle déjà connue qui pourrait être rajoutée: rendez-vous chez le dentiste, vacances prévues.  On continue de rajouter les activités au fur et à mesure: fête d’amis, camps d’été, mariages, alouette!

STRATÉGIE BÉTON: Pour s’assurer de ne pas passer tout droit, il y a deux fonctions géniales dans Cozi:

  • Le courriel hebdomadaire envoyé dans la nuit du samedi au dimanche, qui donne une vue d’ensemble des activités de la semaine et qui nous permet de voir qui fait quoi
  • La fonction rappel, qui envoie une notification au cellulaire ou par courriel si vous avez tendance comme moi à avoir besoin de plus d’un rappel.  On peut jamais trop faire attention!

On se partage la charge mentale!

Quand on est devenus parents, il y a une règle non-dite qui s’est installée: je m’occupais de mettre à l’agenda et de suivre toutes les dates importantes pour la famille.  Une seule paire de yeux et un cerveau en manque de sommeil depuis cinq ans, ça augmentait énormément les chances des oublis, et j’étais prête à trouver une meilleure solution.

En toute transparence, c’est encore moi qui m’occupe de mettre la grande majorité des activités dans Cozi, mais maintenant nous sommes deux à recevoir le courriel hebdomadaire et deux à avoir les événements synchronisés dans nos agendas électroniques.  

STRATÉGIE BÉTON:  Pour mieux planifier la semaine, voici deux stratégies à intégrer dans votre quotidien:

  • Activer la fonction de notifier l’autre personne quand une activité est rajoutée à l’agenda – on reçoit donc une notification nous informant de l’ajout
  • Quand une activité requiert une action de notre part – exemple: fête d’amis qui requiert achat de cadeau, je rajoute une activité de plus à l’agenda une semaine avant pour ne pas me faire surprendre à aller acheter un cadeau en catastrophe

 

Une solution toute-en-un

Notre carrière de parents-taxi a commencé il y a quelques années mais s’est intensifiée depuis que notre cocotte a commencé le sport compétitif.  Un nouvel agenda à gérer… Mon premier réflexe a été de commencer à retranscrire les parties et les pratiques dans Cozi, mais j’ai ensuite réalisé qu’on pouvait intégrer d’autres calendriers électroniques dans Cozi.

Cozi permet l’intégration de logiciels de calendriers sportifs comme BenchApp, Team Snap et Team Cowboy entre autres.  De cette façon, si on souhaite partager nos activités familiales avec des grands-parents ou une nounou, toute l’information pertinente pour notre famille se retrouve dans Cozi.  

Comme l’organisation physique, une des clés essentielles est d’avoir une place pour chaque chose et de mettre chaque chose à sa place.  Tout ce qui a trait à la famille est inscrit dans Cozi (même les listes, mais ça c’est pour un autre billet!) C’est un des avantages principaux de Cozi, comparativement à Google Calendar et iCal, en utilisant Cozi pour tout ce qui est relié à la famille et en synchronisant Cozi à notre agenda électronique on n’échappe plus rien entre deux chaises!

C’est à votre tour!  Vous avez une solution tellement simple pour recommencer à vous sentir organisé(e) et que tout soit sous contrôle.  Est-ce que 2019 sera l’année où vous passerez du mode réactif au mode proactif? Il n’y a rien qui acote la paix d’esprit d’avoir les deux mains sur le volant de votre agenda familial.  Maintenant vous pourrez faire des choix bien éclairés quant à la direction que prendra votre année. Téléchargez Cozi, et dites-moi quelle est la stratégie béton qui vous aidera le plus selon vous?

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